Ressourcenplanung am Montagmorgen
Montagmorgen und schon Stress?
Damit die Arbeitswoche nicht am Montagmorgen schon mit Stress beginnt, findet in vielen Unternehmen ein Meeting statt. Hier wird versucht, die nächsten Tage so zu planen, dass alle anstehenden Aufgaben erledigt werden und die vorhandenen Ressourcen (dazu zählen auch die Mitarbeiter) optimal eingesetzt werden.
Die sich hier stellenden Fragen:
- Wann kann ein Auftrag frühestens erledigt sein?
- Welche Mitarbeiter haben ausreichend Kapazitäten, um ein weiteres Projekt zu übernehmen?
- Stehen die benötigten Maschinen oder Geräte für die beauftragte Produktion zur Verfügung?
- Wie kann ich auf Ausfälle am besten reagieren?
müssen möglichst zu Beginn eines jeden Projektes gestellt und beantwortet sein.
Wir schenken Ihnen unsere Infografik – den 30-Minuten-Projektplan”. Einfach hier klicken:
Die Ressourcenplanung liefert eine Antwort
auf die Fragen
- Wann haben wir Zeit, den nächsten Auftrag zu bearbeiten?
- Wie können wir den nächsten Auftrag zuverlässig in unsere Planung integrieren?
Sie steht in aller Regel am Anfang der Planung eines Projekts oder einer Maßnahme und organisiert die notwendigen „Ressourcen“ dafür. Unter Ressourcen versteht man einerseits Personal (eigene und externe Mitarbeiter), andererseits Geräte und Maschinen, Räume, Fahrzeuge und so weiter. Grundsätzlich ist jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages gebraucht wird und nur eine begrenzte Kapazität hat, eine Ressource.
Je nach Art der Ressource müssen relevante Kennzahlen wie unterschiedliche Arbeitszeiten, Grundlast, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten bei Mitarbeitern berücksichtigt werden.
Kapazitäten und Wartungszeiten gilt es bei zu bei Maschinen und Geräte einzuplanen.
Unterstützend hilft eine intelligente Software.
resSolution – das richtige Tool
Ohne den Einsatz qualifizierter IT-Unterstützung ist das Ressourcenmanagement ein aufwändiger Prozess mit erheblichen Risiken – die hierfür oft genutzten Excel-Tabellen sind in der Regel fehleranfällig, unhandlich und unzureichend, weil Excel als Tool für derartige Prozesse nicht vorgesehen und nicht flexibel genug ist.
Die marktüblichen, mehrheitlich komplexen Systeme scheitern an der Totalintegration von Projektplanung und Projektportfolio-Management.
Bei resSolution behalten Linienmanager und Projektleiter die Selbständigkeit, die ihnen ein erfolgreiches Arbeiten ermöglicht. Mit dem Konzept der zwei Welten und der weichen Integration ersetzt resSolution Theorie durch Praxis.
Das Prinzip der 2 Welten
Weshalb eine Ressourcenplanung wie resSolution nutzen?
Mithilfe einer optimalen Ressourcenplanung lässt sich von der kompletten Fertigungsplanung, einzelnen Projekten, Multiprojektmanagement, Klein- und Großaufträgen bis hin zur Terminplanung und To-do‘s alles effizient und übersichtlich organisieren. Wenn nicht sicher ist, ob ein Mitarbeiter ausreichend Kapazität hat, eine Aufgabe zu bearbeiten, kann ein Unternehmen keinen zuverlässigen Projektplan entwerfen – für den es sich ggfs. auch Kunden gegenüber vertraglich verpflichten muss.
So funktioniert Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung erfordert nur drei Schritte:
- Alle Ressourcen des Unternehmens werden angelegt und mit Ihren Kapazitäten ausgestattet.
- Die unmittelbare Projektplanung. Alle benötigten Ressourcen werden auf die verschiedenen Projekte und Teilaufgaben beziehungsweise Stufen des Projektes eingeplant. Jede Aufgabe erhält eine zeitliche Dauer und einen geplanten Arbeitsaufwand (zum Beispiel in Stunden oder Personentagen).
- Im Mittelpunkt steht die Übersicht aller verfügbaren Ressourcen, der sogenannte Belastungsplan. Hier ist auf den ersten Blick ersichtlich, woran ein Mitarbeiter in welchem Zeitfenster arbeitet – und ob seine Kapazität ausreicht, die geplanten Tätigkeiten zu erledigen. Bei Konflikten oder Überbelastung kann sofort gehandelt werden. Aufgaben können gegebenenfalls verschoben oder zeitlich neu disponiert werden, der Mitarbeiter beziehungsweise die Ressource wird bei Bedarf direkt gewechselt oder durch einen weiteren Mitarbeiter oder eine zusätzliche Ressource entlastet.
Ressourcen auf einen Blick
Fazit
Für alle Dienstleister und Produzenten ist eine einfach zu handhabende und zuverlässige Ressourcenplanung das A und O der erfolgreichen Unternehmensentwicklung. Das Unternehmen kann zuverlässig planen und disponieren und seine Partner und Kunden können sich auf die Einhaltung von Fristen verlassen.