Keine Angst vor GoBD – 8 Fragen + Antworten

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Belege digital archivieren.

Was bedeutet GoBD?
GoBD bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln die Aufbewahrung von handels-/steuerrechtlich relevanten Daten in elektronischer Form.

Was regelt die GoBD genau?
Die GoBD beschreibt, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und steuerrelevante Aufzeichnungen in Firmen vorstellt, wenn diese mit Hilfe von IT erstellt wurden. Betriebsprüfer werden sich zukünftig daran orientieren. Eine Nichtbeachtung kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden.

Betrifft die GoBD auch mich bzw. was haben die GoBD mit mir zu tun?
Die GoBD sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Sie betreffen alle Unternehmen unabhängig von der Größe. Von den GoBD betroffen sind also nicht nur bilanzierungspflichte Unternehmen, sondern alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen. D. h. auch so genannte Einnahme-/Überschuss-Rechner wie Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler, z. B. Ärzte, Architekten, Journalisten und Fotografen. Ihre Geltung reicht somit über die Verwendung von Systemen der doppelten Buchführung hinaus und schließt auch steuerliche Aufzeichnungspflichten ein, die z. B. für Einnahme-/Überschussrechnungen gelten. Allerdings orientieren sich die einzelnen Anforderungen an die Betriebsgröße und an der Komplexität der Geschäftsprozesse.

Ich bin gar nicht buchführungspflichtig. Bin ich trotzdem betroffen?
Ja, denn die GoBD* beziehen sich explizit auf alle steuerlichen Aufzeichnungspflichten, sofern sie an außersteuerliche Pflichten anknüpfen oder nur für steuerliche Zwecke bestehen. Somit kann z. B. auch ein Einnahme-/Überschuss-Rechner wie Kleinstunternehmer oder Freiberufler von Aufzeichnungspflichten betroffen sein, selbst wenn er kein System der doppelten Buchführung nutzt.

Ab wann ist die GoBD gültig?
Die Bestimmungen sind seit dem 1.1.2015 gültig. Eine Übergangsfrist ist nicht vorgesehen. Alle Unternehmen müssen jetzt prüfen, ob die Anforderungen für sie Änderungen an den technischen Abläufen erforderlich machen und wie diese umsetzbar sind.

Welche elektronischen Belege muss ich aufbewahren?
Elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, sind unverändert aufzubewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Sie müssen bei Überprüfungen für die Finanzverwaltung vorgehalten werden. Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen müssen entsprechend den GoBD* alle Unterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung im Einzelfall von Bedeutung sind. Alle Daten aus Geschäftsvorfällen sind steuerrelevant, die als Betriebsausgaben oder als Betriebseinnahmen gebucht werden oder sich in sonstiger Weise auf die Höhe des steuerlichen Gewinns auswirken, z. B. Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen.

Hierzu zählen neben Unterlagen in Papierform auch alle Unterlagen in Form von Daten, Datensätzen und elektronischen Dokumenten, die dokumentieren, dass die Ordnungs-vorschriften umgesetzt und deren Einhaltung dokumentiert wurde.

Welche IT-Systeme sind von GoBD betroffen?
Betroffen ist nicht nur das Finanzbuchführungssystem sondern z. B. auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem. Sie sollten jetzt prüfen, wie Sie sich auf die GoBD bestmöglich vorbereiten können.

Wie lang muss ich Unterlagen aufbewahren?
Im Unternehmen entstandene oder dort in digitaler Form eingegangene aufzeichnungs/ aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze und elektronische Dokumente sind unverändert 10 Jahre aufzubewahren. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden und müssen so vorgehalten werden, dass die Finanzverwaltung darauf zugreifen kann. Das gilt nicht nur für Daten der Finanzbuchführung, sondern auch für alle Einzelaufzeichnungen und Stammdaten mit steuerlicher Relevanz aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung (z. B. warenwirtschaftliche Vorgänge oder Kundenkontakthistorie aus einem CRM).